Редактировать деловое письмо означает перечитать внимательно текст, чтобы проверить его на наличие ошибок и общего стиля. Вы всегда должны перечитывать и редактировать деловое письмо перед отправкой.
Самый важный пункт при редактировании любого делового письма состоит в том, чтобы прочитать текст вслух. Напечатайте письмо, а не прочитайте его на Вашем мониторе. Сделайте примечания, где Ваше письмо кажется неизящным. Если возможно, сделайте перерыв в один день между написанием и отправкой делового письма. Скорее всего, свежим взглядом Вы найдете опечатки или другие ошибки. (Если Вам необходимо ответить на важное письмо в тот же день, напишите ответ с утра, а отредактируйте его после обеда). Используйте, по возможности, функции проверки орфографии в Вашей компьютерной программе. Однако будьте осторожны, используя программы для проверки грамматики. Иногда они будут выделять фразу, которая на самом деле не является ошибочной. Если у Вас возникают сомнения, попробуйте упростить предложения, пока Вы не достигнете желаемого результата.
При возможности, попросите другого человека, чтобы он перепроверил Ваше деловое письмо. Вы можете предложить своему коллеге взаимную помощь и помогать друг другу при проверке деловых писем. Вы даже можете использовать стандартные знаки при редактировании, чтобы облегчить понимание, какие нужно сделать исправления.
Вопросы при редактировании делового письма
- Вы читали Ваше деловое письмо вслух?
- Вы выдержали паузу между написанием и отправкой письма?
- Ваши запросы, потребности, проблемы ясно изложены?
- Если ли какие-либо длинные предложения, которые можно разбить на несколько?
- Правильно ли Вы применяете местоимение «мы»?
- Все ли вопросы заканчиваются знаком вопроса?
- Вы указали дату?
- Вы правильно написали имя получателя?
- Использовали ли Вы стандартный формат делового письма? (например блочный)
- Использовали ли Вы предложения в пассивном залоге, которые можно заменить на активный?
- Если это важное деловое письмо (например, сопроводительное письмо для резюме), прочитал ли его кто-то другой?
