Существуют определенные стандарты для оформления деловых писем на английском языке, хотя некоторые отклонения являются приемлемыми (например, между европейским и североамериканским деловым письмом). Вот несколько основных принципов:
- Используйте форматы A4 (Европейский) или 8,5 x 11 дюймов (Северная Америка) бумаги или бланков
- Используйте поля 2,5 см или 1 дюйм со всех четырех сторон
- Используйте простой шрифт, такие как Times New Roman или Arial
- Используйте размер шрифта 10 – 12 пунктов
- Используйте запятую после приветствия (Dear Mr Bond,)
- Одинарный отступ в абзацах
- Двойной отступ между параграфами
- Двойной отступ между последним предложением и концовкой письма (Sincerely, Best wishes)
- Оставьте 4 или 5 отступов для собственноручной подписи
- Сложите письмо втрое (горизонтально) перед помещением его в конверт
- Используйте форматирование без выравнивания с правой стороны
Оформление деловых писем
Блочный формат является наиболее распространенным форматом, используемым в современном бизнесе. В этом формате не используется выравнивания по центру. Адрес отправителя, адрес получателя, дата и все новые параграфы начинаются с левого края, как в примере ниже:
| Wicked Wax Co. Ltd 22 Charlton Way London, SE10 8QY | Адрес отправителя, возможно, напечатать логотип или адрес компании |
| 5th December, 2006 | Дата |
| Mr. Tadao Price Aero Space Inc. 103 West 3th Street New York, NY, 10026 USA | Адрес получателя |
| Your ref: 123 | Ссылка получателя (если есть) |
| Our ref: abc | Ссылки отправителя (если есть) |
| Dear Mr. Price, | Приветствие |
| Forthcoming Meeting | Тема |
| First paragraph…Second paragraph…Third paragraph… | Тело письма |
| Sincerely, | Концовка письма |
| Michael Johnson | Подпись (рукописная) |
| Michael Johnson, President | Имя, должность |
Оформление конвертов для деловых писем
При оформлении делового письма на английском языке лучше всего напечатать текст на конверте. Большинство компьютерных программ для редактирования текста содержат функции для нанесения разметки, которые значительно облегчают процесс оформления конверта для деловых писем. Все, что вам нужно сделать, это указать используемый размер конверта и ввести необходимую информацию в соответствующих полях, например:
Mr. Tadao Price |
Оформление служебных записок
Служебные записки это короткие внутренние деловые письма, отправленные другим сотрудникам в рамках одной организации. Служебные записки также могут быть вывешенными где-то внутри компании у всех на виду. Служебные записки используются все реже, в то время как электронные письма становятся все более распространенным явлением. В отличие от деловых писем, служебные записки обычно не содержат приветствия или заключительной части и могут быть как напечатанными, так и рукописными. Основная часть служебной записки, как правило, оформляются в блочном формате. Служебные записки на английском языке должны включать поля «From» (от кого), «To» (кому) , «Date» (дата) , «Subject» (тема) и само сообщение, например:
[Логотип компании]
MEMORANDUM (Служебная записка)
От: [имя или инициалы]
Кому: [имя или инициалы]
Дата:
Тема: [короткое описание]
Сообщение начинается отсюда…
- Часто начиная
- с
- пунктов
- списка
