Служебная записка (memo) на английском — оформление

Memorandum (служебная записка) в единственном числе, или memoranda во множественном. Если Вы плохо владеете латинским, то можете использовать соответственно memo или memos. Служебные записки это письменные сообщения внутри компаний или в пределах подразделений компании. Они, как правило, предназначены для объявлений, обсуждения бизнес процессов, предоставления отчетности о работе компании, распространения информации среди сотрудников. Служебная записка является публичным документом, поэтому не следует в ней писать какую-либо конфиденциальную информацию.

При написании обычно используется неофициальный и дружественный стиль. Хотя Вам и не нужно быть слишком кратким, излишне официозным в тоже время лаконичность приветствуется. Структура служебной записки составляется таким образом, чтобы наиболее важная информация находилась в первом абзаце, а в последующих абзацах разъяснить эту информацию более подробно. Все служебные записки имеют аналогичную структуру. В них присутствуют следующие элементы:

  • Получатель: выравнивание по левому краю, прописными буквами, в верхней части страницы
  • Отправитель: по левому краю, прописными буквами, непосредственно под «Получателем»
  • Дата: по левому краю, прописными буквами, сразу под «Отправителем»
  • Тема: по левому краю, прописными буквами, под «Датой»
  • Подходящая бумага: белая для печати, размер должен быть стандартным или меньше, что бы поместиться в лотки для входящих документов.

Некоторые люди, кажется, думают, что у их сотрудников никогда не бывает слишком много служебных записок, и поэтому они наполняют почтовые ящики других до предела. Помните, что каждый занят и у него есть своя работа. Другие думают, что служебные записки являются эффективными инструментами управления, потому как они публичные. Хотя служебные записки допускается использовать для направления работы и предложений, критику и похвалу лучше высказать человеку непосредственно. Если Вам все же необходимо выступать в роли критика, убедитесь, что Вы критикуете не личность человека, а только продуктивность его труда.

Не смотря на то, что большинство информации сегодня передается по электронной почте, использование прикрепленных служебных записок (документов) остается важным элементом в деловой переписке 21 столетия. Отправка в напечатанном виде возможно уже вчерашний день, но все еще важно использовать правильное оформление при отправке по электронной почте.

Пример оформления служебной записки

Memorandum

TO:  GTS Sales Staff

FROM:   Karen Moore

CC: Mr. John Sakazaki

DATE:   April 18, 2008

SUBJECT:   Customer Presentation

The JSKL Marketing presentation you prepared last week to showcase our new
product line was exceptional!

Your enthusiasm, sales strategy, and product knowledge were impressive and
certainly sealed the deal with Mr. Lockhart!

Thank you for your outstanding work and dedication. Bonus checks will be
distributed next week.

My sincere congratulations to all of you!