Деловое письмо на английском – редактирование

Редактировать деловое письмо означает перечитать внимательно текст, чтобы проверить его на наличие ошибок и общего стиля. Вы всегда должны перечитывать и редактировать деловое письмо перед отправкой.

Самый важный пункт при редактировании любого делового письма состоит в том, чтобы прочитать текст вслух. Напечатайте письмо, а не прочитайте его на Вашем мониторе. Сделайте примечания, где Ваше письмо кажется неизящным. Если возможно, сделайте перерыв в один день между написанием и отправкой делового письма. Скорее всего, свежим взглядом Вы найдете опечатки или другие ошибки. (Если Вам необходимо ответить на важное письмо в тот же день, напишите ответ с утра, а отредактируйте его после обеда). Используйте, по возможности, функции проверки орфографии в Вашей компьютерной программе. Однако будьте осторожны, используя программы для проверки грамматики. Иногда они будут выделять фразу, которая на самом деле не является ошибочной. Если у Вас возникают сомнения, попробуйте упростить предложения, пока Вы не достигнете желаемого результата.

При возможности, попросите другого человека, чтобы он перепроверил Ваше деловое письмо. Вы можете предложить своему коллеге взаимную помощь и помогать друг другу при проверке деловых писем. Вы даже можете использовать стандартные знаки при редактировании, чтобы облегчить понимание, какие нужно сделать исправления.

Вопросы при редактировании делового письма

  • Вы читали Ваше деловое письмо вслух?
  • Вы выдержали паузу между написанием и отправкой письма?
  • Ваши запросы, потребности, проблемы ясно изложены?
  • Если ли какие-либо длинные предложения, которые можно разбить на несколько?
  • Правильно ли Вы применяете местоимение «мы»?
  • Все ли вопросы заканчиваются знаком вопроса?
  • Вы указали дату?
  • Вы правильно написали имя получателя?
  • Использовали ли Вы стандартный формат делового письма? (например блочный)
  • Использовали ли Вы предложения в пассивном залоге, которые можно заменить на активный?
  • Если это важное деловое письмо (например, сопроводительное письмо для резюме), прочитал ли его кто-то другой?