Деловое письмо на английском – планирование

Деловое письмо не место для болтовни. В отличие от деловых переговоров, где разговоры «о погоде» допускаются, чтобы устранить натянутость в отношениях, деловое письмо должно быть ясным и кратким. Затрачивая время на планирования вашего письма, вы сэкономите время на этапе его написания и редактирования. На этапе планирования, задайте себе несколько простых вопросов. Запишите свои ответы для создания набросков, прежде чем начать писать.

Кому я пишу деловое письмо?

Сначала определяется Ваша аудитория. Вы пишете более чем одному человеку, тому, кого вы не знаете, или тому с кем вы знакомы долгое время? Это поможет Вам определить, насколько формальным должно быть деловое письмо. Возможно, Вам предстоит кратко представить себя человеку, если он Вас не знает. Вам также может понадобиться выяснить обновленный адрес и должность получателя. Это также подходящее время, чтобы подтвердить правильность написания имен и фамилий.

Почему я пишу это деловое письмо?

Основная цель письма должна быть понятна из темы и первых нескольких предложений. Вы можете охватывать более одной темы в письме, но всегда будет одна основная. Определите Вашу основную цель и чего вы хотите достичь. Пересмотрите некоторые примеры причин написания деловых писем на вводной странице этого урока.

Существуют ли конкретные детали, которые мне нужно включить в письмо?

Соберите любые даты, адреса, имена, цены, сроки или другую информацию, которая Вам может понадобиться, прежде чем писать письмо. Тщательно проверьте детали, а не полагайтесь на свою память.

Необходим ли мне ответ?

Многие виды делового письма нуждаются в ответе. Другие написаны в ответ на письмо, которое было получено ранее. Перед тем, как начать писать, определите, действительно ли Вам необходимо какое-либо действие или ответ от получателя. Ваш запрос или требования должно быть предельно ясным. В некоторых случаях Вам, возможно, будет необходимо указать срок для ответа. Если Вам требуется ответ, укажите, как получателю связаться с Вами. Укажите эту информацию настолько ясно, насколько возможно. Вы можете предоставить более чем один вариант обратной связи, например, адрес электронной почты, номер телефон и др.

Как я могу логически организовать мои мысли?

Подумайте о том, как бы Вы организовали свои мысли, если бы Вы обращались к получателю в живую, а не в письменном виде. Во-первых, Вы бы представили себя. Во-вторых, Вы бы сформулировали проблему или причину. После основного содержания Вашего письма Вы должны включить информацию о том, как с Вами можно связаться. Окончание письма — это место, чтобы выразить признательность, пожелать удачи или выразить сочувствие. Вот пример плана:

Получатель

  • Steve Jobs
  • Знакомство (встречались дважды, короткие встречи)
  • Звание: исполнительный директор, Apple Inc.
  • Адрес: 1 Infinite Loop, Cupertino, CA 95014

Причины

  • Пригласить члена совета директоров остаться на второй срок
  • Другие члены совета намекали, что он удовлетворен данной должностью, и он думал о продолжении работы на данной позиции
  • Никто другой не откликнулся на вопрос, чтобы принять должность у него в конце сентября

Конкретные детали

  • Если он решает остаться, то он должен присутствовать на заседании 5 ноября
  • Члены Совета, которые остаются на два срока иногда просят взять на себя дополнительные обязанности, такие как ведения протоколов или организовывать общественные мероприятия

Ответ

  • Он должен дать ответ к первому сентябрю
  • Он может связаться со мной по электронной почте или телефону

Структура

  • Обратный адрес нашего учреждения
  • Steve Jobs должность и адрес
  • Приветствие: Dear Mr. Jobs
  • Первый абзац: Представить себя кратко. Напомнить Стиву, когда мы встречались ранее.
  • Предоставить повод написания письма: «Я слышал от Членов Совета, что Вы были бы заинтересованы в продлении Ваших полномочий на второй срок. Мы были бы очень признательны, если бы Вы остались еще на один год»
  • Второй абзац: Объясните, какой вид утверждения этой должности будет проходить в этом году (ежемесячное заседание, Национальное Собрание, а также возможные дополнительные обязанности)
  • Третий абзац: предоставьте сроки для ответа и варианты обратной связи
  • Окончание: выразите благодарность Стиву за выполнение обязанностей в этом году